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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à retenir. Comment les classer et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à adopter pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien entamer, prenez le temps de vous y préparer.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont identiques pour la totalité des nationalités. il faut prendre contact avec la mairie du lieu de décès. pour cela il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il convient d’adresser une lettre à l’État civil ou de avoir à se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est défunt à l’étranger, il faut joindre l’ambassade de son pays.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le milieu professionnel de la défunte machine. Avec un petit tool comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à garder dans le cloud, une copie de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais fournissent des dossiers importants.
À l’heure actuelle, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus envoyer de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que nombreuses solutions différentes pour préserver vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Idéalement, il est conseillé de effectuer un archivage de certains documents au minimum une fois par an. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il convient de lancer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( tous les mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la distinction entre les papiers plus récents et plus anciens.
Trier et assurer ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde ( ou presque ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je décide d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1h le vendredi matin à 9h. Pensez de plus à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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